Proveedor debe solicitar aprobación de un servicio para su pago

Proveedor debe Solicitar Aprobación de un Servicio para su Pago

Pasos necesarios para la aprobación de un servicio para su pago

Posterior a que su compañía haya “Confirmado” la Orden de Servicio enviada por Anglo American a través de Ariba Network y cuando haya llegado a un hito de entrega de su servicio o en su defecto haya prestado en su totalidad el servicio, deberá realizar los pasos que se detallan en el diagrama a continuación:

1. Orden de Servicio con contrato

1.- Envío de Sustento del Servicio a través de Aconex: Le recomendamos acordar previamente con el administrador del servicio de Anglo American los documentos de respaldo del servicio que deberá adjuntar. Luego estos documentos pasarán por un proceso de revisión y en cuanto sean aprobados usted podrá continuar con el envío del Estado de Pago (EDP).

2.- Creación y Envío de Estado de Pago (EDP) a través de Aconex: solo cuando el sustento haya sido aprobado, deberá crear y enviar el Estado de Pago respectivo. Una vez que su compañía ha enviado el Estado de Pago acordado, este será revisado por Anglo American y en cuanto sea aprobado usted podrá continuar con el siguiente paso.

3.- Creación y Envío de Hoja de Entrada de Servicios (HES) a través de Ariba Network: Una vez aprobado su Estado de Pago, deberá crear y enviar la Hoja de Entrada de Servicios (HES) por medio de Ariba Network, accediendo a través de la Orden de Servicios haciendo clic en ”Crear Hoja de Entada de Servicios”.

IMPORTANTE:

Debe adjuntar el EDP con el sello de aprobado por Anglo American.

Si desea revisar con mayor detalle como cargar y enviar documentos por Aconex, favor referirse a la siguiente guía.

Si desea revisar el proceso de su Hoja de Entrada de Servicios con contrato, favor referirse a la siguiente guía.

2. Orden de Servicio sin contrato

1.- Envío del Sustento de Servicio y Estado de Pago (EDP): Le recomendamos acordar previamente con el administrador del servicio de Anglo American los documentos de respaldo que deberá cargar y enviar, firmados por ambas partes (usuario de Anglo American y proveedor) y si se requiere el Estado de Pago (EDP) aprobado.

2.- Creación y Envío Hoja de Entrada e Servicios (HES) a través de Ariba Network: Cuando su compañía obtenga la aprobación del servicio a través de un correo electrónico del dueño del servicio o administrador del contrato de Anglo American deberá crear y enviar la Hoja de Entrada de Servicios (HES) por Ariba Network, accediendo a la Orden de Servicios haciendo clic en ”Crear Hoja de Entada de Servicios”.

Si desea revisar el proceso de su Hoja de Entrada de Servicios sin contrato, favor referirse a la siguiente guía.

Puntos claves a completar al momento de crear su Hoja de Entrada de Servicios en Ariba Network

Al momento de crear la Hoja de Entrada de Servicios debe tener en consideración la siguiente información:

Número de Hoja de Entrada de Servicios acorde al Estado de Pago aprobado.
Fecha de inicio del servicio asociado al Estado de Pago.
Fecha de finalización del servicio asociado al Estado de Pago.
Adjuntar certificado del aprobación de Estado de Pago que debe obtener en formato pdf (no mayor a 10mb).
Monto asociado al Estado de Pago, el cual se encontrará reflejado en el campo cantidad.

IMPORTANTE:

Si usted NO adjunta el (los) documento(s) en formato pdf que certifique la aprobación del Estado de Pago por Anglo American, su Hoja de Entrada de Servicio será rechazada.

¿Cómo revisar que Anglo American ha aprobado la Hoja de Entrada de Servicios?

Al finalizar Anglo American el proceso de revisión de su Hoja de Entrada de Servicios , el estado de su Hoja de Entrada de Servicios cambiará a aprobada, con lo cual usted podrá enviar la factura.

Usted puede revisar el estado de pago de su Hoja de Entrada de Servicios “Aprobada” en los documentos relacionados de su orden de compra.

¿Qué ocurre si NO crea la Hoja de Entrada de Servicios?

Si NO crea la Hoja de Entrada de Servicios en la plataforma SAP Ariba:

No podrá enviar la factura asociada al servicio prestado.
Generará retrasos, y Anglo American no aprobará su factura hasta contar con la respectiva Hoja de Entrada de Servicios debidamente aprobada.

En caso de haber revisado todo el material de apoyo disponible y aún así tiene dudas, podrá canalizarlas a través del correo electrónico [email protected].